Organizacja doskonałej konferencji to ogromne wyzwanie. Przygotowanie udanego spotkania wymaga częstokroć zaangażowania wielu sił oraz środków oraz skoordynowania pracy mnogiego zespołu osób.
W zależności od miary wydarzenia jak też jego charakteru czas, jaki musimy przeznaczyć na przygotowania może obejmować od paru dni do paru miesięcy.
Niestety czasem zdarza się, iż mimo ogromnego wysiłku organizatorów, konwent wcale nie będzie sukcesem. Jak uniknąć wpadek oraz o czym pamiętać, ażeby narada była owocna a także została zapamiętana przez uczestników jako wyjątkowe zdarzenie?
Autor: The All-Nite Images
Zainspirowane przez: http://www.flickr.com
Organizację każdego konwentu, niezależnie od jego złożoności i skali, trzeba zacząć od przemyślenia jego koncepcji. W praktyce oznacza to odpowiedź na fundamentalne pytania dotyczące przewidywanego spotkania (co? po co? dla kogo? gdzie? kiedy? i w jaki sposób chcesz zaaranżować). Temat spotkania musi być atrakcyjny dla ewentualnych uczestników oraz odpowiadać na potrzeby rynku. Właśnie od jego wyboru zależy to, kogo zaprosisz do udziału w charakterze oratorów. Dobrze było by też powiązać tematykę kongresu z charakterem miejsca - jeżeli organizujesz konferencję dotyczącą rozwoju, nowych technologii, wtenczas wybierz w pełni nowoczesne centrum biznesowe. Prócz tematyki, pewnym z kluczowych zagadnień będzie to, do kogo kierujesz spotkanie, na czyjej obecności ci zależy z punktu widzenia realizacji biznesowych celów jak też na jak dużą liczysz frekwencję. Profil gości przesądza o charakterze spotkania.
